Sur le contenu de l’extranet prévu par la loi ELAN

La loi ELAN a apporté de nombreuses modifications dans le but de simplifier le droit de copropriété.

La loi ALUR prévoyait de regrouper, de manière dématérialisée, les documents relatifs à l’administration et la gestion de la copropriété.

Toutefois, les contenus de l’extranet n’étaient pas toujours très clairs et les documents n’étaient pas tous mis en ligne.

C’est dans ces conditions que la loi ELAN a fixé une liste précise de documents à regrouper sur l’extranet.

Ainsi, à compter du 1er juillet 2020, les syndics devront mettre à disposition des copropriétaires certains documents relatifs à la gestion de leur immeuble sur un espace sécurisé en ligne.

Les documents peuvent être divisés en 3 catégories :

– Les documents qui sont accessibles à tous les copropriétaires.

Il s’agit des documents suivants :

  • le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s’ils ont été publiés ;
  • la dernière fiche synthétique de la copropriété ;
  • le carnet d’entretien de l’immeuble ;
  • les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité ;
  • les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
  • l’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
  • les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
  • les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
  • le contrat de syndic en cours.

Cet extranet permettra notamment aux copropriétaires d’établir eux-mêmes leur pré-état daté.

– Les documents qui sont seulement accessibles au copropriétaire concerné :

  •  son compte individuel arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
  • le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, qu’il a payées ;
  • lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée à son ou à ses lot(s) arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
  • les avis d’appel de fonds adressés qui lui ont été adressés sur les trois dernières années, à compter du 1er juillet 2020.

– Les documents qui sont uniquement accessibles aux membres du conseil syndical sont les suivants :

  • les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ;
  • le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
  • les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré;
  • la liste de tous les copropriétaires établie par le syndic ;
  • la carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.

S’agissant de la sécurité de la connexion à l’extranet, le décret du 27 juin 2019 indique que l’accès doit être individuel et effectué à l’aide d’un code personnel.

Ainsi, les identifiants et code d’accès ne peuvent pas être communiqués sur l’appel de fonds par exemple.
Il est donc opportun de transmettre les identifiants et les codes d’accès par courrier séparé.

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Le Cabinet ADONIS AVOCATS peut vous accompagner pour toutes vos problématiques en droit de la copropriété.

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