Les modalités de participation des copropriétaires aux assemblées générales par visioconférence ou audio conférence

La loi ELAN prévoit la possibilité de participer à une assemblée générale par visioconférence.

Cette mesure vise, en partie, à apporter une solution à l’absentéisme parfois assez élevé lors des assemblées générales mais qui sera très difficile à mettre en œuvre pour les syndics.

Il résulte des dispositions de l’article 13-1 du décret du 17 mars 1967 que le fonctionnement d’une participation par visioconférence sera celui d’une identification sécurisée des copropriétaires qui participeront à l’assemblée générale à distance.

D’une part, il est indiqué que l’assemblée générale décidera des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux assemblées générales.

Dès lors, le syndicat pourra choisir ses moyens et son support technique ce qui ne facilitera pas le travail du syndic qui devra mettre en œuvre une multitude de solutions.

Les copropriétaires devront votés lors des prochaines assemblées générales les devis qui auront été réalisés à la demande du syndic ou du conseil syndical.

Il convient d’indiquer que les copropriétaires seront obligés de retenir une méthode de dématérialisation et n’auront pas le choix de ne pas pouvoir y recourir.

Le syndicat des copropriétaires devra prendre en charge financièrement la solution retenue.

La difficulté de mise en œuvre de cette solution est que le syndic devra s’équiper à ses frais du matériel utile pour assurer l’effectivité de la méthode choisie.

Le copropriétaire qui souhaiterait assister par la voie dématérialisée à l’assemblée générale devra avertir le syndic par tout moyen au moins 3 jours francs avant la tenue de l’assemblée générale.

Le syndic devra alors lui indiquer la marche à suivre pour qu’il puisse se connecter entrainant ainsi un travail supplémentaire pour le syndic.

Le copropriétaire peut se faire représenter par une personne de son choix par la voie dématérialisée.
Des problèmes techniques pouvant survenir lors de l’assemblée générale, le décret du 27 juin 2019 prévoit que les incidents techniques ayant empêché un copropriétaire de voter devra être mentionné aux termes du procès-verbal.

En cas de contestation sur l’identité des copropriétaires, il appartiendra au syndic d’apporter la preuve d’une part, qu’une assemblée générale préalable a voté en faveur de la tenue d’une assemblée générale par visio ou audio conférence et, d’autre part, que le système utilisé permet l’identification du copropriétaire sous peine d’annulation de l’assemblée générale.

Par conséquent, il est impératif que le syndic refuse toute participation d’un copropriétaire par visio conférence sans avoir obtenu au préalable l’accord de l’assemblée générale et que les supports techniques soient conformes aux exigences posées par la loi notamment le fait que le copropriétaire soit identifiable à distance.

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